Az Ekstrom könyvtár 2 milliós állományával a legnagyobb a University of Louisville Libraries (Kentucky) között.
Először öt év használati statisztikáit vizsgálták meg; kiderült, hogy évente 1297 használat volt: vagyis a használat nem indokolja az ilyen nagy kézikönyvtárat. Egy kisebb gyűjtemény könnyebben kezelhető, az elektronikus formátumú segédletek frissebb anyagot tartalmaznak.
A kivonást a tervezési szakasz előzte meg. A szakirodalom szerint érdemes a nagy sorozatokkal, a régi tételekkel és speciális tárgyú segédletekkel kezdeni a kivonást, de ők ellenőrzéssel is összekötötték a munkát, hogy képet kapjanak a gyűjteményről. Háromtagú csapat végezte a revíziót heti 2-2 órában, döntésük háromféle volt: a cím marad a helyén, raktárba kerül, vagy selejtezik.) Közben rögzítették a hiányzó vagy a rossz helyre sorolt műveket is. A kikerült anyagot a katalógusban azonnal átvezették. (Ha a kivont kötetnek volt újabb kiadása, meg is rendelték.)
Az Ekstrom kivonási folyamata eredetileg felére akarta csökkenteni a kézikönyvtárat, de végül csak
- 14% maradt
- 73% a könyvtár más helyére került,
- 12% lett selejt
- 1% elveszett).
Elemezték szak szerinti bontásban is, hogyan változott az egyes szakok aránya. Az eredmények mellett a szerzők szólnak a negatívumokról is: 224 munkaórába telt (nagyjából 21 280 dollárba). Kiderült, hogy nem könnyű elektronikus forrással helyettesíteni a nyomtatott segédleteket: vagy nincs az adott területen, vagy megfizethetetlen az ára.
A jövőben a tájékoztató könyvtár 1920 helyett már csak 300 polcon található, korszerűbb és jobban áttekinthető az érdeklődők számára. (A tájékoztatási kézikönyvtár apasztása egy egyetemi könyvtárban; ref.: Murányi L.)